Cómo Empezar la Teneduría de Libros para una Pequeña Empresa

Panorama General

Aunque tenga una pequeña empresa, contar con habilidades básicas de teneduría de libros será una ventaja para dirigir el negocio de manera eficaz. Esto se debe a que la práctica de llevar el control de las actividades financieras diarias de su negocio puede ayudar mucho a mejorar su desempeño cuando usted sabe en qué áreas debe redoblar esfuerzos. Al llevar un registro de los gastos, los dueños de negocios ganan la confianza necesaria para tomar las decisiones correctas sobre la empresa. En resumen, la teneduría de libros le indica qué debe hacer a continuación.

Definición de Teneduría de Libros

La teneduría de libros es el proceso mediante el cual se administran las transacciones financieras al mantener registros y un seguimiento diario de las actividades de un negocio. Un tenedor de libros es responsable de este rol, que constituye un aspecto importante de un sistema contable.

Pequeñas Empresas: Cómo Empezar la Teneduría de Libros

Existen pasos básicos que debe seguir si tiene una pequeña empresa y quiere comenzar su teneduría de libros.

Paso 1: Tenga un Conocimiento Claro de las Distintas Cuentas Involucradas

La teneduría de libros trata sobre cuentas y cifras. Tiene tipos de cuentas principales que todo dueño de pequeña empresa debería conocer bien. Las cuentas aquí son registros financieros e incluyen lo siguiente:

1. Pasivos: son las deudas que la empresa debe. Incluyen préstamos bancarios, impuestos adeudados y otras cuentas por pagar.
2. Activos: son el dinero y los recursos que posee el negocio, como los vehículos de la empresa, el efectivo, la maquinaria y las cuentas por cobrar. Pueden ser activos tangibles o intangibles.
3. Capital: en pocas palabras, es el activo menos el pasivo. Es el resultado que se obtiene cuando se liquidan los activos de la empresa y se pagan las deudas.
4. Gastos: es el dinero disponible en el negocio para pagar servicios y productos. Se encarga de los registros de gastos de la empresa.
5. Ingresos: es el dinero que el negocio gana o genera, la mayoría de las veces a través de las ventas.
6. Libro mayor: la cuenta del libro mayor se utiliza para almacenar, clasificar y resumir todas las transacciones.
7. Nómina: para las pequeñas empresas con empleados, además de facilitar la gestión de los procesos de pago, la nómina brinda información sobre los impuestos de los empleados que deben pagarse al gobierno.
8. Balance general: un balance general es un reporte integral que ofrece un desglose detallado de la posición financiera del negocio. En este documento encontrará elementos como los activos, los pasivos y los recursos de su empresa. El balance general le ofrece un vistazo a los registros de crédito y débito de la empresa.
9. Estado de resultados: es el estado financiero que describe el desempeño económico del negocio en términos de utilidades y pérdidas.
10. Depreciación: la depreciación ocurre cuando un bien pierde su valor con el paso del tiempo.

Conocer qué incluye cada una de estas cuentas es importante. Esto le ayudará a documentar las transacciones de su negocio de forma adecuada.

Paso 2: Configure las Cuentas

Con un buen conocimiento de las distintas cuentas, el siguiente paso es configurarlas. Tenga en cuenta que las cuentas de teneduría de libros de hoy en día están basadas en computadora, a diferencia del libro mayor físico que existía en el pasado.

Pero ahora, la mayoría de las organizaciones usan software de cómputo para monitorear sus cuentas. En lugar de una copia física, se trata de un registro virtual que sigue llamándose libro mayor.

Estas son las tres opciones comunes para configurar el libro mayor actual:

• Software de hojas de cálculo
• Software de contabilidad de escritorio
• Software de teneduría de libros administrado en la nube

La opción de hojas de cálculo es la más accesible. Por ejemplo, la mayoría de las computadoras tienen instalado el software Excel. Google Sheets es una fuente gratuita en línea.

Para la configuración de escritorio, el software suele ser una compra premium única que se puede instalar para usarse sin conexión. El software de teneduría de libros en la nube requiere una suscripción pagada periódica. QuickBooks ofrece una solución tanto para uso en la nube como de escritorio.

Paso 3: Elija una Técnica de Teneduría de Libros

Existen dos tipos de técnicas de teneduría de libros para elegir.

Contabilidad de partida simple

Este método de teneduría de libros es la opción ideal para pequeñas empresas que administran su propia contabilidad. En este tipo de técnica, una transacción se registra una sola vez. Por ejemplo, cuando recibe dinero, este se registra en las cuentas por cobrar. Puede adoptar la contabilidad de partida simple si opera desde casa, no tiene equipo ni inventario que vender, y no realiza transacciones en efectivo con demasiada frecuencia.

Partida doble

Este es el método de teneduría de libros más utilizado para registrar transacciones en el libro mayor. Con este método, el registro de una transacción en una cuenta en particular requiere un registro equivalente y opuesto en otra sección del libro mayor. Esto significa que, si una cuenta ha sido abonada, debe existir una acción opuesta de cargo en la otra cuenta. Por ejemplo: cuando compra equipo por $5000, se espera que abone $5000 a la cuenta de activos y cargue $5000 a la cuenta de gastos.

Paso 4: Registre las Transacciones Diarias

Ahora que tiene un buen dominio de las distintas cuentas y comprende los dos métodos principales de registro, el siguiente paso para construir su área de teneduría de libros es llevar registros diarios. Recuerde que muchas organizaciones utilizan el método de partida doble. Por lo general, es el más aceptado para una auditoría adecuada de los registros en grandes organizaciones.

Cualquier transacción de cargo y abono debe reportarse correctamente y en la cuenta correspondiente.

Identifique cada cuenta para obtener los registros e ingréselos según corresponda. Puede trabajar con los pares de cuentas de pérdidas y ganancias, cuentas de activos y pasivos, cuentas de gastos e ingresos, entre otras.

Paso 5: Cuadre los Registros

En la teneduría de libros sencilla, el último paso es cuadrar los libros y cerrarlos. Los totales deben coincidir al comparar los cargos y los abonos, en el momento especificado. El balance debe tener una forma similar a esta:

Activo = pasivo + capital

Puede usar este cálculo para hacer ajustes al libro mayor. Esto da como resultado una cuenta de ajuste de balanza de comprobación.

Paso 6: Genere un Reporte Financiero

Ahora que ha cuadrado sus libros, necesita observar más de cerca lo que significan esos números. La generación de reportes financieros le ayuda a lograrlo. Con este resumen, puede conocer la salud financiera de su negocio y tomar los pasos necesarios para hacerlo crecer aún más.

Paso 7: Proteja sus Registros

La seguridad de los datos es muy importante en cualquier negocio. Asegúrese de proteger bien sus registros. Tenga copias en distintas ubicaciones en caso de que ocurra una violación de seguridad. Además de que su computadora sea la ubicación principal, use un dispositivo de almacenamiento externo y también tenga una copia en la nube.