¿Qué es un tenedor de libros integral y lo necesita su negocio?
Tal vez vio este título en un currículum, en una oferta de empleo o en la propuesta de una firma contable. En inglés, el puesto se llama "full charge bookkeeper". Se refiere a un tenedor de libros que se encarga de la mayor parte de los registros contables de un negocio. En este artículo lo llamamos tenedor de libros integral.
Suena oficial. Pero puede ser difícil saber en qué se distingue de un tenedor de libros común, de un contador o de un CPA.
En la mayoría de los casos, el término describe cuánto del trabajo de los libros maneja una sola persona. No es una licencia. Que usted necesite uno suele depender de su carga de trabajo, de qué tan complejas son sus finanzas y de la ayuda que ya tiene.
A continuación, explicamos qué incluye el puesto, cómo se relaciona con el trabajo de un CPA y de un contralor, y cómo evaluar sus opciones.
Qué es un tenedor de libros integral
La teneduría de libros es el trabajo de mantener completos y precisos los registros financieros de un negocio. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. explica lo que suele hacer el personal de teneduría. Las tareas incluyen registrar datos, asentar transacciones, revisar cifras y preparar informes, a menudo en un programa de contabilidad.
La palabra "integral" se refiere al alcance. En el uso común, un tenedor de libros integral se encarga de la mayor parte de los libros, casi siempre en una empresa pequeña. Esta persona suele reportar directamente al dueño o a un gerente de alto nivel.
Puede trabajar con un CPA externo en las transacciones más difíciles. En algunas empresas, también puede supervisar a auxiliares que manejan la facturación, las cuentas por pagar o la nómina. Así es como se describe con frecuencia este puesto en fuentes del sector.
En qué se diferencia de un tenedor de libros que solo registra transacciones
No todos los puestos de teneduría de libros abarcan lo mismo. Algunos se enfocan sobre todo en registrar transacciones, como facturas, depósitos y recibos. Otros cubren más del proceso, desde el registro hasta la conciliación de cuentas y los informes de rutina.
Las tareas básicas en los puestos de teneduría incluyen revisar asientos, conciliar registros y mantener en orden los documentos financieros. Quien sobre todo registra transacciones puede hacer solo una parte de este trabajo. De un tenedor de libros integral normalmente se espera que maneje una parte mayor, de principio a fin.
Responsabilidades que suelen formar parte del puesto
El trabajo depende del negocio. Puede incluir pagar cuentas, enviar facturas y dar seguimiento a los pagos pendientes.
También puede incluir procesar la nómina, conciliar las cuentas bancarias y la caja chica, y llevar el registro del equipo y otros activos fijos. Además, puede incluir informes de rutina, vigilar el nivel de efectivo y reunir información para una auditoría externa.
Los temas de impuestos requieren una aclaración. En algunos negocios, un tenedor de libros integral puede ayudar con pagos de impuestos u organizar registros para el CPA de la empresa.
Pero preparar y presentar declaraciones de impuestos no es una parte habitual del puesto. Muchos negocios manejan sus declaraciones con un CPA o con un profesional de impuestos.
Un título de puesto, no una licencia
Cada empleador define el puesto a su manera. Las personas llegan a la teneduría de libros por caminos distintos, y dos empleadores pueden usar el mismo título para trabajos algo diferentes.
Las certificaciones de teneduría de libros son otro tema. Un ejemplo es la designación Certified Bookkeeper del American Institute of Professional Bookkeepers. Implica aprobar un examen, aceptar un código de ética y demostrar experiencia en teneduría de libros.
Un tenedor de libros integral puede tener o no una certificación como esta. Y una persona certificada puede trabajar en un puesto de menor alcance.
Para los dueños, conviene preguntar por ambas cosas. El título indica de qué se encarga la persona. Una certificación, si la tiene, dice algo sobre su formación y experiencia.
Dónde termina la teneduría de libros y empieza el trabajo de un CPA o de un contralor
Los tenedores de libros, los CPA y los contralores suelen trabajar en equipo en lugar de competir. Cada uno ayuda en un nivel distinto.
Trabajar junto con un CPA
Según la guía de la SBA para obtener ayuda contable, un tenedor de libros puede encargarse de tareas básicas del día a día a un costo menor. Un CPA normalmente puede ofrecer un servicio más personalizado. Además, un CPA aporta una formación contable formal que un tenedor de libros quizá no tenga.
En la práctica, muchos negocios pequeños usan a ambos. El tenedor de libros mantiene los registros al día y en orden todo el año. El CPA ayuda en temas como la planeación fiscal y las transacciones más difíciles.
Un tenedor de libros integral no sustituye esa relación. Unos libros limpios y al día simplemente le dan al CPA un mejor punto de partida, ya sea para la planeación o para los servicios de declaración de impuestos para negocios.
Cuándo puede tener sentido un recurso a nivel de contralor
Cuando un negocio crece, su contabilidad suele volverse más compleja. En ese momento, la supervisión puede pasar a un contralor con experiencia en sistemas más complejos.
En algunas empresas, el tenedor de libros integral se queda en un papel de apoyo. Si sus necesidades van más allá del trabajo diario con los libros, quizá valga la pena hablarlo con su asesor contable.
Por qué sigue siendo importante la supervisión del dueño
Aunque una persona capaz maneje la mayor parte de los libros, por lo general es prudente que una segunda persona vea las cifras. Los contadores suelen llamar a esta idea separación de funciones.
Imagine a una sola persona que registra las transacciones, envía los pagos y concilia las cuentas. Si nadie más revisa su trabajo, los errores honestos y otros problemas pueden ser más difíciles de detectar.
Los hábitos de revisión no tienen que ser complicados. Muchos dueños revisan con frecuencia los estados de cuenta bancarios, aprueban los pagos ellos mismos o revisan las conciliaciones mensuales.
El objetivo no es dudar de un empleado de confianza. Es mantenerlo a usted al tanto de las finanzas de su negocio.
Los buenos registros facilitan esa revisión. El IRS indica que un negocio puede usar cualquier sistema de registros que muestre con claridad sus ingresos y gastos. Los documentos de respaldo incluyen facturas, recibos, comprobantes de depósito y cuentas pagadas.
Su guía sobre qué registros debe conservar un negocio es una referencia útil. Los registros de impuestos sobre la nómina tienen sus propias reglas, así que también ayuda mantener en orden los documentos fiscales de nómina que conviene conservar.
¿Necesita uno su negocio? Preguntas para evaluar
No hay una sola respuesta. La Publicación 583, la guía del IRS sobre registros para negocios nuevos, muestra un sistema de registros de ejemplo. Pero aclara que ese ejemplo no es una recomendación para todos los negocios.
Las decisiones de personal funcionan de forma parecida. Estas preguntas pueden ayudarle a pensarlo.
Carga de trabajo y volumen de transacciones
¿Se están atrasando los registros, las conciliaciones o las facturas? ¿Pasa las noches con los libros en lugar de dirigir su negocio? Si el trabajo sigue superando el tiempo que tiene, quizá valga la pena considerar más ayuda.
Nómina, inventario y activos fijos
¿Quién procesa la nómina ahora y quién la revisa antes de pagar a los empleados? ¿El inventario o el equipo agregan un trabajo de control que su sistema actual no alcanza a cubrir? Si es así, quizá necesite a alguien que maneje una parte mayor del proceso, o servicios de nómina para negocios pequeños.
Necesidades de informes y apoyo externo
¿Sus prestamistas, sus socios o sus propios planes dependen de informes financieros regulares y confiables? ¿Qué maneja ya su CPA o su firma contable?
La SBA sugiere asegurarse de que alguien esté a cargo del dinero que le deben, las cuentas que usted debe, el efectivo disponible, la conciliación bancaria y la nómina. Si alguna de estas áreas no tiene hoy un responsable claro, esa brecha puede indicar el tipo de ayuda que necesita.
Alternativas a contratar a un tenedor de libros integral
Un tenedor de libros integral es una opción entre varias. Algunos modelos de servicio comunes son los siguientes.
- Un tenedor de libros común junto con un CPA, que puede convenir a negocios con una actividad diaria manejable.
- Teneduría de libros externa, que la SBA menciona junto a los CPA y los tenedores de libros como fuente de ayuda contable. Una firma que ofrece servicios externos de teneduría de libros puede dar apoyo continuo sin crear un puesto nuevo.
- Un tenedor de libros integral con apoyo de un CPA externo, para negocios que quieren a alguien interno a cargo de los libros.
- Un recurso a nivel de contralor, para negocios que necesitan una supervisión de más alto nivel a medida que todo se vuelve más complejo.
Cómo elegir el nivel de apoyo adecuado
La opción adecuada depende de qué tan complejas son sus finanzas, de la ayuda que ya tiene y de qué tan involucrado piensa mantenerse. Si quiere ayuda para revisar sus opciones, puede hablar con un equipo contable bilingüe sobre lo que necesita hoy y a medida que crece.
Preguntas frecuentes
¿Un tenedor de libros integral es lo mismo que un contador o un CPA?
Por lo general, no. Un tenedor de libros integral maneja gran parte de los libros, mientras que un CPA normalmente ofrece una orientación contable y fiscal más personalizada.
¿Un tenedor de libros integral necesita estar certificado?
El título no exige una certificación. Certificaciones como la designación Certified Bookkeeper implican un examen, un compromiso ético y experiencia documentada. Al contratar, también conviene considerar la experiencia relevante y las referencias.
¿Un tenedor de libros integral puede encargarse de la nómina y los impuestos?
La nómina y algunas tareas fiscales pueden ser parte del puesto. La preparación de declaraciones suele quedar en manos de un CPA o hacerse con su ayuda, así que conviene acordar estas funciones con claridad desde el inicio.
¿Cómo puede el dueño mantenerse al tanto si una sola persona maneja los libros?
Revisar los estados de cuenta bancarios, aprobar los pagos y revisar las conciliaciones puede mantenerlo informado sin frenar el trabajo diario.
¿Qué pasa si mi negocio aún no está listo para contratar a alguien solo para esto?
Empiece por revisar su carga de trabajo y sus necesidades de informes. Un asesor contable puede ayudarle a decidir si por ahora le conviene más la teneduría de libros externa o un tenedor de libros que trabaje con un CPA.