Nómina al cierre trimestral: concilie los registros antes de declarar
Por qué conviene revisar las discrepancias al cierre del trimestre
Al cierre del trimestre, varias partes de la nómina deben coincidir. El registro de nómina, el libro mayor, la cuenta bancaria y los totales que está por declarar en el Formulario 941 deben reflejar la misma actividad.
Cuando no coinciden, el cierre del trimestre es un momento oportuno para detectarlo. Una discrepancia que se encuentra antes de presentar la declaración normalmente puede corregirse como parte de la revisión habitual, sin tener que hacer una corrección por separado más adelante.
Si aparece una diferencia después de presentar la declaración, primero determine si la declaración presentada realmente tenía un error. No toda discrepancia significa que lo había.
Si tenía un error, el IRS dispone del Formulario 941-X para corregir un Formulario 941 presentado anteriormente. Esta lista explica qué se compara durante la conciliación, qué documentos la respaldan, cómo revisar conjuntamente el registro de nómina, el libro mayor y los movimientos bancarios, cómo se relacionan esas cifras con el Formulario 941 y dónde pueden aparecer diferencias durante la revisión.
Qué se compara en la conciliación y qué documentos necesita
El registro de nómina detalla cuánto se pagó a cada empleado y cuánto se retuvo de ese pago durante un período determinado. El libro mayor es el registro contable general donde se contabiliza la actividad de nómina junto con las demás transacciones financieras de la empresa.
La conciliación verifica que estos dos registros coincidan entre sí y que ambos coincidan con los movimientos reales del banco y con lo que se declara al IRS.
Antes de comenzar, reúna lo siguiente:
- El registro de nómina del período, con horas, tarifas salariales, retenciones y pago neto
- Las hojas de horas o los registros de tiempo de los empleados correspondientes al mismo período
- Los asientos del libro mayor donde se contabilizó la nómina
- Los estados de cuenta bancarios que incluyan los movimientos de nómina y los depósitos de impuestos
- Las confirmaciones de los depósitos de impuestos, como los registros del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales
- El Formulario 941 del trimestre anterior, como referencia de lo declarado previamente
Revise el registro antes de cada día de pago, otra vez al cierre del trimestre junto con el Formulario 941 y una vez más al cierre del año cuando prepare los formularios W-2. En cada ocasión, compara los mismos datos de base con un objetivo distinto.
Cómo cotejar el registro de nómina, el libro mayor y los movimientos bancarios
Una forma práctica de conciliar es comenzar con el registro de nómina y avanzar hacia los demás registros. Primero, confirme que sus totales se contabilizaron correctamente en el libro mayor.
Después, confirme que el libro mayor coincida con los movimientos reales del banco. Es normal que exista alguna diferencia entre el libro mayor y el banco en una fecha determinada.
Una fecha de pago cercana al inicio o al final del trimestre, o un depósito que tarde uno o dos días en hacerse efectivo, puede generar una diferencia de tiempo con una explicación sencilla. Documentar esa explicación forma parte de la conciliación, pero no sustituye la obligación de efectuar los depósitos de impuestos en sus fechas de vencimiento reales.
Una diferencia de tiempo explica por qué dos registros no coinciden en los documentos. No aplaza el vencimiento de un depósito.
El mismo cuidado se aplica a las horas y al salario. Compare las hojas de horas con el registro de nómina, incluidos el tiempo libre remunerado y los días festivos, y compruebe que las tarifas salariales estén actualizadas si alguien recibió un aumento durante el trimestre.
En el caso de empleados por hora con una tarifa constante, puede cotejar el pago de las horas regulares con las horas trabajadas. Sin embargo, las horas extra y las bonificaciones pagadas durante el período deben revisarse por separado, ya que no siempre se calculan con la misma tarifa.
Las deducciones requieren la misma atención. Las retenciones obligatorias incluyen el Seguro Social, Medicare, el impuesto federal sobre los ingresos y, cuando corresponda, el impuesto estatal sobre los ingresos.
Otras deducciones, como las aportaciones para la jubilación o el seguro médico, normalmente las elige el empleado. Los embargos de salario son distintos: no son voluntarios y se retienen por una orden legal o judicial.
Registrar cada deducción por separado, en lugar de agruparlas, facilita detectar alguna que haya cambiado a mitad del trimestre sin actualizarse en el registro de nómina.
Cómo relacionar sus cifras con el Formulario 941
El Formulario 941 declara los salarios efectivamente pagados a los empleados durante el trimestre, no simplemente la actividad vinculada a una fecha de cierre. Los salarios devengados, es decir, los que un empleado ya ganó pero todavía no ha cobrado, no se incluyen en los totales de este trimestre hasta que se paguen efectivamente.
Por eso, la conciliación debe reflejar lo que realmente se pagó dentro de ese período, no lo devengado alrededor de sus fechas de inicio y cierre. La declaración solicita el total de salarios, propinas y otras remuneraciones; el impuesto federal sobre los ingresos retenido; y los salarios y las propinas sujetos a los impuestos del Seguro Social y Medicare.
Conviene distinguir entre salarios brutos y salarios sujetos a impuestos, porque no necesariamente cada dólar del pago bruto cuenta para todas las categorías de salarios sujetos a impuestos del formulario.
La presentación del Formulario 941 no determina cuándo debe realizar sus depósitos de impuestos. Por lo general, los depósitos siguen un calendario mensual o bisemanal.
En este contexto, bisemanal no significa pagar a los empleados cada dos semanas. Se refiere a un calendario de depósitos vinculado a los días de pago, con vencimientos dos veces por semana según los días en que pague a sus empleados.
El calendario que le corresponde, mensual o bisemanal, depende de su obligación tributaria total durante un período retrospectivo: un período anterior de impuestos declarados que el IRS utiliza para determinar la frecuencia de los depósitos, no la frecuencia con la que paga a sus empleados. Las instrucciones del IRS explican ciertas excepciones a esta regla.
La obligación tributaria total del trimestre y los depósitos que efectivamente realizó son cifras relacionadas, pero no siempre son iguales, y una diferencia no indica automáticamente un error. Conviene entender por qué existe esa diferencia antes de presentar la declaración, en vez de dejarla sin explicación.
Según las instrucciones del IRS para el Formulario 941, la declaración vence el último día del mes siguiente al cierre del trimestre. Ese plazo puede extenderse hasta el día 10 del segundo mes después del cierre del trimestre, pero solo si realizó todos los depósitos de impuestos del trimestre puntualmente y en su totalidad.
Si la fecha de vencimiento cae en sábado, domingo o feriado legal, puede presentar la declaración el siguiente día hábil.
Cómo revisar posibles causas de las diferencias
Algunas áreas merecen una revisión detenida, sin suponer que una sea más frecuente que las demás. Un ejemplo es una tarifa salarial o una elección de retención que cambió pero no se actualizó en el registro de nómina.
Otro es una deducción que cambió a mitad del trimestre y no se reflejó de manera uniforme. También pueden pasarse por alto pequeños ajustes, como una corrección por redondeo, si no se registran en el mismo lugar que el resto de la actividad del trimestre.
También conviene confirmar que un pago de impuestos registrado como realizado efectivamente se haya enviado y que no se haya omitido ninguna declaración obligatoria. No dé por correctas estas partidas solo porque sean pequeñas.
Cada diferencia debe rastrearse hasta su causa y resolverse antes de presentar la declaración.
Cómo incorporar la conciliación a cada trimestre
Convertir la conciliación en un hábito de cada período de pago, en vez de reservarla para el cierre del trimestre, distribuye el trabajo de revisión y evita acumularlo justo antes del vencimiento de una declaración. Si necesita apoyo con el procesamiento de la nómina y la preparación del Formulario 941, puede conocer cómo Excol trabaja con los empleadores a través de sus servicios de nómina.
Preguntas frecuentes sobre la conciliación trimestral de nómina
¿Con qué frecuencia debo conciliar la nómina, además del cierre del trimestre?
Revise el registro antes de cada día de pago, otra vez al cierre del trimestre junto con el Formulario 941 y una vez más al cierre del año cuando prepare los formularios W-2. Cada revisión compara los mismos registros con un objetivo distinto.
¿Cuál es la diferencia entre los salarios brutos y los salarios sujetos a impuestos en el Formulario 941?
Los salarios brutos son todo lo que pagó a un empleado. Los salarios sujetos a impuestos son la parte gravada dentro de una categoría tributaria específica de la declaración.
Ambas cifras están relacionadas, pero no debe suponer que son iguales.
¿Por qué podrían no coincidir exactamente mi obligación tributaria y mis depósitos?
Pueden diferir por una razón real y documentada, como un pago en exceso del trimestre anterior que se aplicó a la declaración actual en lugar de depositarse por separado. Una diferencia no es automáticamente un error, pero debe rastrear su causa.
¿Qué debo hacer si encuentro una discrepancia después de presentar el Formulario 941?
Primero determine si la declaración presentada realmente tenía un error, ya que no toda discrepancia significa que lo había. Si necesita corregirla, el IRS dispone del Formulario 941-X específicamente para enmendar un Formulario 941 presentado anteriormente.
¿La presentación trimestral del Formulario 941 determina cuándo vencen mis depósitos de impuestos?
No. Por lo general, los depósitos siguen un calendario mensual o bisemanal basado en su obligación tributaria durante un período retrospectivo, un período anterior de impuestos declarados que el IRS utiliza para determinar ese calendario.
Las instrucciones del IRS explican las excepciones. Este calendario es independiente de la fecha límite de presentación trimestral.
¿Cuándo vence el Formulario 941 y puede cambiar el plazo?
Vence el último día del mes siguiente al cierre del trimestre, o el día 10 del segundo mes si realizó todos los depósitos del trimestre puntualmente y en su totalidad. Si la fecha de vencimiento cae en un fin de semana o feriado legal, puede presentar la declaración el siguiente día hábil.