Formulario 940 vs. Formulario 941, ¿Qué declaraciones de nómina necesita su negocio?
Muchos dueños de negocios creen que una sola declaración de nómina lo cubre todo. El IRS usa dos declaraciones para dos impuestos distintos, y cada una tiene su propio calendario.
La mayoría de los empleadores presenta ambas declaraciones porque cada una cubre un impuesto distinto
Para la mayoría de los negocios con empleados, la respuesta es ambas. La guía del IRS para empleadores describe el Formulario 941 como una declaración trimestral y el Formulario 940 como una declaración anual.
El Formulario 941 reporta retenciones de nómina como el Seguro Social y Medicare. El Formulario 940 cubre el impuesto federal de desempleo, conocido como FUTA.
| Formulario 941 | Formulario 940 | |
| Qué cubre | Impuestos de la nómina, más Seguro Social y Medicare | Impuesto federal de desempleo |
| Quién paga | Los trabajadores y el empleador | El empleador |
| Frecuencia | Cada trimestre | Una vez al año |
Las fechas de vencimiento generalmente pasan al siguiente día hábil cuando caen en fin de semana o en un día feriado oficial.
Qué reporta el Formulario 941 cada trimestre
El Formulario 941 es el informe trimestral del dinero que se descuenta de los cheques de pago. También cubre la parte del Seguro Social y de Medicare que el negocio paga por su cuenta.
Cada declaración generalmente muestra los salarios pagados, las propinas que reportaron los trabajadores y la retención del impuesto federal sobre los ingresos. También muestra la parte del trabajador y la del empleador del Seguro Social y de Medicare.
Hacer bien cada trimestre importa más de lo que muchos dueños imaginan. El IRS compara las declaraciones trimestrales con los formularios W-2 anuales para detectar diferencias.
Qué reporta el Formulario 940 una vez al año
El Formulario 940 cubre un impuesto que su negocio paga por su cuenta.
La mayoría de los empleadores también paga un impuesto de desempleo a su estado. Pagar a tiempo el impuesto estatal de desempleo genera un crédito que puede reducir su impuesto federal.
Los pagos estatales atrasados pueden reducir ese crédito. Los salarios pagados en un estado que le debe dinero al fondo federal de desempleo también pueden aumentar el monto federal de ese año.
La obligación de presentar generalmente comienza cuando la nómina alcanza ciertas pruebas de salarios o de tiempo del IRS.
Fechas de vencimiento de las declaraciones de nómina y cómo influyen los fines de semana
El Formulario 941 normalmente vence el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero. Cada fecha cubre el trimestre que acaba de terminar.
El Formulario 940 normalmente vence el 31 de enero por el año anterior.
Cuando una fecha de vencimiento cae en sábado, domingo o día feriado oficial, generalmente pasa al siguiente día hábil. Conviene revisar el calendario cada año en lugar de dar por hecha la fecha habitual.
El Formulario 941 también sigue vigente en los trimestres de poca actividad. Después de la primera declaración, un negocio generalmente presenta cada trimestre, incluso sin salarios, a menos que aplique una excepción o que haya presentado una declaración final.
Presentar la declaración es distinto a pagar el impuesto
Una declaración de nómina reporta lo que el negocio debía. Los pagos, llamados depósitos, son una obligación aparte y a menudo vencen mucho antes que la declaración.
Los impuestos del Formulario 941 generalmente se depositan con un calendario mensual o bisemanal. El IRS fija ese calendario según el monto de impuestos que el negocio reportó en un período anterior, no según la frecuencia con que paga su nómina.
El FUTA sigue su propio patrón. Generalmente se deposita cada trimestre cuando el monto adeudado supera un límite pequeño, y los montos menores se trasladan al trimestre siguiente.
Los depósitos de impuestos federales generalmente deben hacerse por vía electrónica. Un negocio puede presentar cada declaración a tiempo y aun así quedarse atrás si sus depósitos se hacen tarde o están incompletos.
Situaciones en las que puede aplicar un formulario distinto
Algunos negocios siguen un camino distinto según su situación ante el IRS o el tipo de trabajadores. Por lo general, no son decisiones que el dueño toma por su cuenta.
Algunos empleadores muy pequeños presentan el Formulario 944 una vez al año en lugar de las declaraciones trimestrales. Esto generalmente aplica solo cuando el IRS lo asigna.
Los empleadores de temporada pueden omitir los trimestres sin salarios, siempre que sus declaraciones indiquen esa condición. Los negocios que cierran o dejan de pagar salarios generalmente presentan una declaración final.
Los empleadores de trabajadores domésticos suelen reportar mediante el Anexo H en su declaración personal de impuestos. Los empleadores agrícolas generalmente usan el Formulario 943 para los salarios agrícolas en lugar del Formulario 941.
Qué puede salir mal cuando se confunden las dos declaraciones
Presentar el Formulario 941 a tiempo cada trimestre por lo general no cubre el Formulario 940. Los dueños que se enteran tarde pueden recibir avisos por una declaración que no sabían que debían.
Los depósitos atrasados, incompletos o aplicados al impuesto equivocado pueden dar lugar a cartas del IRS, multas e intereses. Los totales trimestrales que no coinciden con los formularios W-2 de fin de año también pueden generar preguntas del IRS o de la Administración del Seguro Social.
Un proveedor de nómina puede ayudar, pero el IRS generalmente sigue considerando al empleador responsable de lo que se presentó y se pagó.
Cómo EXCOL aborda los formularios 940 y 941 para negocios en crecimiento
EXCOL aporta experiencia contable desde 1994 a negocios pequeños y en crecimiento. Esa experiencia orienta la forma en que el equipo revisa las declaraciones de nómina, empezando por lo que cada negocio realmente debe.
Los servicios de nómina de EXCOL incluyen la administración de nómina, los reportes del Formulario 941 y los informes de nómina trimestrales y anuales. El equipo también apoya los pagos de impuestos de nómina y los registros que los respaldan.
El trabajo suele comenzar con la pregunta que traen muchos dueños, que es si el negocio necesita el Formulario 940, el Formulario 941 o ambos. A partir de ahí, el equipo puede ayudarle a mantener los depósitos, las declaraciones y los registros de respaldo en sus propios calendarios.
La clasificación de trabajadores forma parte de esa revisión, ya que influye en quién debe estar en la nómina. Si una autoridad fiscal se comunica con usted, EXCOL puede ayudarle con esa comunicación.
Usted puede trabajar con el equipo en inglés o en español. EXCOL procura explicar cada declaración de nómina en un lenguaje sencillo para que usted entienda qué se presentó y por qué.
Por qué una sola relación contable bilingüe ayuda con ambas declaraciones de nómina
El Formulario 940 y el Formulario 941 cubren dos impuestos con dos calendarios, y la mayoría de los empleadores generalmente necesita ambos. Las declaraciones omitidas, los depósitos atrasados y los registros que no coinciden suelen surgir cuando la nómina, la contabilidad y los impuestos se manejan por separado.
Ahí es donde EXCOL encaja. Una sola relación contable bilingüe durante todo el año puede conectar la contabilidad, la nómina, los impuestos y la orientación financiera para que esos registros sean más fáciles de mantener en orden.
Si no está seguro de qué declaraciones debe su negocio o de si se presentaron las anteriores, EXCOL puede revisar con usted la situación de su nómina. Esa conversación está disponible en inglés o en español.
Preguntas frecuentes sobre los formularios 940 y 941
¿Un negocio con un solo trabajador de medio tiempo debe presentar el Formulario 940?
A menudo sí. Las pruebas del IRS consideran los salarios pagados y cuántas semanas trabajó alguien, y los trabajadores de medio tiempo y temporales generalmente cuentan.
Un contador puede revisar su historial de nómina para ver si se cumplieron esas pruebas.
¿El software de nómina presenta ambas declaraciones automáticamente?
Muchas plataformas pueden presentar ambas, pero la configuración importa. Un contador puede revisar la configuración y los registros que se presentaron.
¿Qué debe hacer un dueño si no presentó un Formulario 941 trimestral?
Actuar pronto suele ayudar. Un contador puede revisar los registros de nómina de ese trimestre y ayudarle a resolver la omisión y cualquier aviso del IRS.
¿Cómo se corrigen los errores en una declaración ya presentada?
Cada formulario generalmente tiene su propio proceso de corrección. Un contador puede ayudarle a decidir cuál corresponde según el error y el año.
¿Puede un negocio pedir presentar el Formulario 944 en lugar de las declaraciones trimestrales?
Por lo general, las solicitudes se envían al IRS durante un período determinado a principios de año. El cambio suele entrar en vigor solo después de que el IRS lo confirma por escrito.
¿El Formulario 940 y el Formulario 941 están disponibles en español?
Sí, el IRS publica versiones en español de ambos formularios. EXCOL puede explicarle cualquiera de las dos declaraciones en inglés o en español.