¿Son lo Mismo la Teneduría de Libros y la Contabilidad?
Panorama General
Ninguna empresa puede darse el lujo de operar sin estas dos funciones: la teneduría de libros y la contabilidad. Mientras que la teneduría de libros le ayuda a registrar todas las transacciones financieras de la organización, la contabilidad se requiere para interpretar, analizar, clasificar, resumir y reportar los datos financieros. Quien no está capacitado puede pensar que la teneduría de libros y la contabilidad son lo mismo, pero en realidad son diferentes. La confusión entre ambas suele ocurrir porque la teneduría de libros y la contabilidad tienen funciones y formas de uso que se sobreponen.
¿Qué es la teneduría de libros?
La teneduría de libros es el proceso mediante el cual se registran de manera regular las transacciones financieras de su empresa. Una teneduría de libros adecuada ayuda a las empresas a mantenerse al tanto de toda la información de su contabilidad, la cual pueden usar para tomar decisiones operativas, de inversión y financieras.
A la persona encargada de administrar sus datos financieros se le conoce como tenedor de libros. Sin esta persona, sería difícil para su empresa conocer su posición financiera y las transacciones que ocurren en el negocio.
Es fundamental que la teneduría de libros se realice con la mayor precisión posible. Usuarios externos como las instituciones financieras, los inversionistas y el gobierno consideran que esta es una tarea importante y se basan en ella para tomar decisiones cruciales de préstamo e inversión. Por lo tanto, cualquier empresa necesitará una teneduría de libros precisa que beneficie tanto a los usuarios internos como a los externos.
La teneduría de libros a menudo funciona como fuente de información para la preparación de las cuentas. Aunque es un proceso distinto, puede verse desde la perspectiva más amplia del alcance de la contabilidad.
Su empresa tiene la obligación de registrar cada transacción, ya sea que se trate de una venta o una compra. Esa es la esencia general de la teneduría de libros: registrar y dar seguimiento a las cifras relacionadas con el aspecto financiero del negocio.
Los tenedores de libros suelen tener tareas relacionadas con, entre otras, las siguientes:
- Pagos de préstamos
- Montos de gastos a proveedores
- Generación de reportes financieros
- Monitoreo de la depreciación de activos
- Pagos de clientes por facturas
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad implica el proceso sistemático mediante el cual se registran las transacciones del negocio. Parte de este registro incluye contar con un sistema para llevar los registros, dar seguimiento a las transacciones que ocurren dentro del sistema, y recopilar la información general en un conjunto de reportes financieros. Los tres aspectos de la contabilidad se clasifican de la siguiente manera:
- Registro sistemático – Para llevar registros con fines contables, las empresas necesitan usar procedimientos y políticas contables estándar, además de formularios estandarizados. Los procedimientos adoptados deben contar con controles que aseguren que los activos se usen según lo requerido.
- Seguimiento de transacciones – Es necesario contar con un procedimiento para recopilar información sobre cada tipo de transacción del negocio. Por ejemplo, es posible que la empresa necesite sistemas independientes que puedan procesar pedidos de clientes, cobrar efectivo de los clientes y facturarles. El seguimiento de transacciones es uno de los elementos más dinámicos del trabajo de un contador.
- Reportes financieros – Numerosos marcos contables, como las NIIF y los PCGA, hacen obligatorio tratar los registros contables y los estados financieros de una manera particular. Esto da lugar al estado de flujos de efectivo, el balance general y el estado de resultados, que ayudan a respaldar la divulgación de la posición financiera y el periodo del reporte.
Mientras que la contabilidad abarca una amplia gama de actividades, se puede agrupar en un sistema de recopilación de datos, un sistema que recopila datos de manera continua, y la generación de reportes a partir de ese sistema.
Es posible que haya notado que mencionamos brevemente conceptos como los PCGA y las NIIF. Estos son principios contables que rigen la forma en que las empresas elaboran sus estados financieros. PCGA significa Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (conocidos en inglés como GAAP). Establece políticas sobre una amplia gama de temas, incluyendo activos y pasivos, así como la presentación de los estados financieros. NIIF significa Normas Internacionales de Información Financiera (conocidas en inglés como IFRS).
Diferencias entre la teneduría de libros y la contabilidad
Los siguientes factores ayudan a distinguir entre la teneduría de libros y la contabilidad:
Definición La teneduría de libros gira en torno a procesos que implican identificar, medir y registrar transacciones financieras.
La contabilidad implica el proceso sistemático mediante el cual se registran las transacciones del negocio.
Toma de decisiones No se puede confiar en los datos de la teneduría de libros para tomar decisiones a nivel gerencial.
La gerencia puede usar los datos de los procedimientos contables para tomar decisiones críticas.
Objetivo El objetivo general de la teneduría de libros es registrar las transacciones financieras de forma adecuada y sistemática.
La contabilidad tiene como objetivo general medir la posición financiera y comunicarla a las partes correspondientes.
Habilidades necesarias La teneduría de libros no requiere conjuntos de habilidades especiales.
Dada la naturaleza analítica y la complejidad que implica la contabilidad, su contador debe contar con habilidades especiales.
Análisis La teneduría de libros no requiere un análisis específico.
La contabilidad utiliza la información obtenida del proceso de teneduría de libros y la analiza para elaborar reportes.
Tipos Existen dos enfoques de teneduría de libros a considerar: la contabilidad de partida simple y la contabilidad de partida doble.
El lado contable implica la preparación de los presupuestos de la empresa y la propuesta de préstamos.
Estados financieros El proceso de teneduría de libros no implica la preparación de estados financieros.
La parte central del proceso contable es preparar los estados financieros en los que la gerencia se basa para tomar decisiones cruciales.
La función de la teneduría de libros puede incluir cualquiera de las siguientes actividades:
- Registro de cargos y abonos
- Generación de facturas
- Elaboración de la nómina
- Registro de transacciones financieras
- Mantenimiento y cuadre de subsidiarias, cuentas históricas y libros mayores generales
La función de la contabilidad puede incluir cualquiera de las siguientes:
- Presentación de declaraciones de impuestos sobre la renta
- Preparación de asientos de ajuste
- Análisis de costos de operación
- Preparación de los estados financieros de la empresa
- Ayudar al dueño del negocio a comprender el impacto de las decisiones financieras
El papel del tenedor de libros y del contador
En un escenario real, es posible encontrar al tenedor de libros y al contador realizando el mismo trabajo. Sin embargo, la primera tarea que el tenedor de libros vigila de cerca es registrar las transacciones y asegurarse de que la organización esté ordenada financieramente. Por otro lado, el contador brinda cierto tipo de consultoría, análisis y asesoría calificada en asuntos relacionados con impuestos.
En cuanto a las credenciales, los tenedores de libros por lo general no requieren una educación formal. Normalmente, lo que necesitan es tener aptitud para la precisión y contar con conocimientos sobre temas financieros. En la mayoría de los casos, el trabajo que realiza un tenedor de libros debe ser verificado por un contador. Esto explica por qué los tenedores de libros no pueden llamarse a sí mismos contadores.
Por otro lado, para convertirse en contador, se debe cursar una licenciatura en contabilidad. Si no se cuenta con un título específico en contabilidad, se puede recurrir sin problema a un título en finanzas como punto de entrada a la carrera contable. Además, los contadores necesitarían obtener certificaciones como la de Contador Público Certificado (CPA, por sus siglas en inglés).